Co jsou Workspaces a jaký problém řeší

Workspaces jsou trvalé pracovní prostory, ve kterých vaši AI asistenti ukládají a znovu používají poznámky, soubory a podklady – i po skončení konverzace. Jinými slovy: dáváte asistentovi paměť, která nezmizí, jakmile zavřete chat.

Znáte to. Rozjedete s asistentem skvělou analýzu, nadefinujete kontext projektu, necháte si sepsat rozhodnutí z porady – a příští týden začínáte od nuly. Historie konverzací je fajn na dohledání, ale není to strukturované úložiště. Workspace tuhle mezeru zavírá: podklady žijí na jednom místě, sdílíte je mezi více asistenty a máte nad nimi kontrolu.

Workspace může být osobní, nebo organizační – podle toho, v jakém kontextu ho založíte. U organizačního prostoru se automaticky uplatní role a oprávnění vaší organizace.

Jak Workspace funguje

Každý workspace má název, popis a obsahuje dva typy položek:

Poznámky – textový obsah uložený přímo v prostoru: rozhodnutí, zápisy, zadání nebo checklisty.
Přílohy – kopie souborů uložené ve workspace. Když soubor později smažete z konverzace, jeho kopie ve workspace zůstane.

Položky můžete uspořádat do jednoduché hierarchie pomocí nadřazené položky (parent_id). Typické členění projektu vypadá třeba takto:

Přehled projektu
├── Požadavky
├── Rozhodnutí
├── Zápisy z porad
└── Přílohy

Výstižné názvy a krátké popisy se vyplatí – zlepšují orientaci i kvalitu sémantického vyhledávání.

Dva způsoby ovládání: chat i uživatelské rozhraní

Workspace obsluhujete dvěma cestami, které pracují nad stejnými daty.

1. Přes AI asistenta v chatu

Nemusíte nic proklikávat – stačí říct, co chcete:

Vytvoř workspace „Projekt Alfa“ s popisem „Podklady, rozhodnutí a výstupy projektu“.

Do workspace „Projekt Alfa“ ulož poznámku „Rozhodnutí z porady“ s obsahem: Produkční nasazení proběhne 20. července.

Najdi ve workspace informace o termínu nasazení.

Poslední příklad je klíčový. Asistent umí nad obsahem dělat sémantické vyhledávání – nehledá jen přesná slova, ale význam. Standardně vrací nejvýše 5 výsledků, limit lze zvýšit až na 50.

2. Přes uživatelské rozhraní

Kdo chce mít věci pod palcem ručně, otevře v levém menu položku Workspaces. Detail každého prostoru má čtyři záložky:

Obsah – tvorba a editace poznámek, nahrávání a otevírání souborů.
Asistenti – které asistenty prostor uvidí a s jakým oprávněním.
Sdílení – přístup pro další uživatele a organizační skupiny.
Nastavení – název, popis, archivace a smazání.

A protože ne vždy chcete odbíhat od konverzace, je workspace dostupný i přímo v chatu. Když máte vybraného asistenta, otevřete tlačítkem Workspace asistenta boční panel vedle konverzace – čtete podklady, upravujete poznámky i nahráváte soubory, aniž byste opustili chat.

Kdo na co dosáhne: oprávnění pod kontrolou

Přístup se řeší ve dvou nezávislých rovinách.

1. Přístup asistenta k workspace v záložce Asistenti:

Nepřipojeno – asistent prostor vůbec nevidí.
Pouze čtení – asistent smí položky vypsat, vyhledávat a číst.
Čtení a zápis – asistent navíc smí vytvářet, upravovat a mazat položky.

2. Sdílení workspace s lidmi v záložce Sdílení – konkrétní uživatelé, u organizačního prostoru i celé organizační skupiny.

Tyhle dvě roviny jsou oddělené záměrně. Aby někdo mohl workspace přes asistenta používat, musí mít přístup jak uživatel, tak daný asistent. Asistentovi, který má jen studovat podklady, nastavte Pouze čtení. Zápis dejte jen tam, kde má obsah skutečně spravovat.

Tip: Když workspace přidáte asistentovi rychle z chatového panelu v poli Přiřadit workspace, připojí se s oprávněním Čtení a zápis. Pokud má mít asistent jen čtení, změňte to následně v detailu na záložce Asistenti.

Praktické use-case

Znalostní báze projektu – jeden workspace na projekt. Zadání, rozhodnutí a zápisy z porad jako samostatné poznámky, ne rozpuštěné v historii chatu.
Sdílený kontext pro tým asistentů – jeden prostor připojíte k více asistentům. Koordinátor zapisuje, specialisté jen čtou.
Průběžný výstup dlouhé práce – asistent si během vícekrokového úkolu ukládá mezivýsledky, takže se k nim vrátíte i za týden.
Firemní podklady s řízeným přístupem – organizační workspace nasdílíte skupině, aniž byste každému ručně řešili přístup k jednotlivým souborům.

Na co si dát pozor

Vyhledávání v UI není sémantické hledání. Filtrační pole v rozhraní hledá jen v názvu a popisu položek. Významové hledání uvnitř textu dělá připojený AI asistent.
Obsah souboru se v UI needituje. Upravit lze jen název a popis přílohy. Novou verzi souboru nahrajte jako novou položku.
Ukládání po opuštění pole. Název, popis i obsah poznámky se v části rozhraní ukládají až ve chvíli, kdy kliknete mimo pole.
Mazání je trvalé. Odstranění položky i celého workspace je nevratné. Pro dokončené projekty raději použijte archivaci – obsah i propojení zůstanou zachovány, jen se prostor skryje z výchozího přehledu.
Kontext organizace. Pokud workspace nevidíte, zkontrolujte správný osobní nebo organizační kontext a to, zda není archivovaný.

Doporučený start

V hlavním menu otevřete Workspaces a zkontrolujte aktivní kontext.
Založte prostor pojmenovaný podle projektu nebo tématu.
V záložce Obsah přidejte základní poznámky a soubory.
V záložce Asistenti připojte jen ty, kdo mají podklady používat, a nastavte jim správné oprávnění.
V záložce Sdílení přidejte kolegy nebo skupiny.
V chatu otevřete panel workspace a ověřte, že asistent vidí správné podklady.

Workspaces mění asistenta z „chytrého chatu, který všechno zapomene“ na parťáka s dlouhodobou pamětí a sdíleným kontextem. Založte si první prostor pro projekt, na kterém právě děláte, a dejte asistentovi něco, na co si příště vzpomene.

Zkuste Workspaces ještě dnes a začněte ukládat důležité projektové podklady tam, kde je vaši asistenti i tým skutečně najdou.