Que sont les Workspaces et quel problème résolvent-ils ?

Les Workspaces sont des espaces de travail persistants dans lesquels vos assistants IA peuvent enregistrer et réutiliser des notes, des fichiers et des documents, même après la fin d’une conversation. Autrement dit, ils donnent à l’assistant une mémoire qui ne disparaît pas lorsque vous fermez le chat.

Le problème est courant. Vous réalisez une analyse utile avec un assistant, définissez le contexte du projet et consignez les décisions prises en réunion. La semaine suivante, vous repartez de zéro. L’historique des conversations aide à retrouver un ancien échange, mais il ne remplace pas un espace de stockage structuré. Les Workspaces comblent ce manque : vos documents restent au même endroit, peuvent être partagés entre plusieurs assistants et demeurent sous votre contrôle.

Un workspace peut être personnel ou lié à une organisation, selon le contexte dans lequel vous le créez. Dans une organisation, les rôles et autorisations correspondants s’appliquent automatiquement.

Comment fonctionne un Workspace ?

Chaque workspace possède un nom, une description et peut contenir deux types d’éléments :

Notes – du contenu textuel enregistré directement dans l’espace : décisions, comptes rendus, briefs ou listes de contrôle.
Pièces jointes – des copies de fichiers stockées dans le workspace. Si vous supprimez ensuite le fichier d’origine de la conversation, sa copie reste disponible dans le workspace.

Vous pouvez organiser les éléments dans une hiérarchie simple à l’aide d’un élément parent (parent_id). Une structure de projet typique peut ressembler à ceci :

Vue d’ensemble du projet
├── Exigences
├── Décisions
├── Comptes rendus
└── Pièces jointes

Des titres précis et des descriptions courtes facilitent la navigation et améliorent la pertinence de la recherche sémantique.

Deux façons de travailler : le chat et l’interface

Vous pouvez gérer un workspace de deux manières. Les deux utilisent les mêmes contenus.

1. Avec un assistant IA dans le chat

Inutile de parcourir plusieurs menus. Indiquez simplement ce que vous souhaitez :

Crée un workspace nommé « Projet Alpha » avec la description « Documents, décisions et livrables du projet ».

Dans le workspace « Projet Alpha », enregistre une note intitulée « Décision de réunion » avec le contenu suivant : le déploiement en production aura lieu le 20 juillet.

Recherche dans le workspace les informations concernant la date de déploiement.

Le dernier exemple est particulièrement important. L’assistant peut effectuer une recherche sémantique dans les contenus. Il ne cherche pas uniquement des mots identiques : il tient compte du sens. Par défaut, il renvoie jusqu’à 5 résultats, avec une limite configurable jusqu’à 50.

2. Depuis l’interface utilisateur

Si vous préférez gérer le contenu manuellement, ouvrez Workspaces dans le menu de gauche. Chaque espace comporte quatre onglets :

Contenu – créer et modifier des notes, importer et ouvrir des fichiers.
Assistants – choisir les assistants autorisés à accéder à l’espace et définir leurs droits.
Partage – accorder l’accès à d’autres utilisateurs et groupes de l’organisation.
Paramètres – modifier le nom et la description, archiver l’espace ou le supprimer.

Le workspace est également disponible directement dans le chat. Lorsqu’un assistant est sélectionné, utilisez le bouton Workspace de l’assistant pour ouvrir un panneau latéral à côté de la conversation. Vous pouvez consulter les documents, modifier les notes et importer des fichiers sans quitter le chat.

Contrôle des accès : qui peut faire quoi ?

Les accès sont gérés sur deux niveaux indépendants.

1. L’accès de l’assistant au workspace, configuré dans l’onglet Assistants :

Non connecté – l’assistant ne voit pas l’espace.
Lecture seule – l’assistant peut afficher, rechercher et lire les éléments.
Lecture et écriture – l’assistant peut également créer, modifier et supprimer des éléments.

2. Le partage du workspace avec des personnes, configuré dans l’onglet Partage. Vous pouvez accorder l’accès à des utilisateurs précis et, pour un workspace d’organisation, à des groupes entiers.

Ces deux niveaux sont séparés volontairement. Pour utiliser un workspace par l’intermédiaire d’un assistant, l’utilisateur et l’assistant doivent tous les deux disposer d’un accès. Choisissez Lecture seule pour un assistant chargé d’analyser des documents sans les modifier. N’accordez le droit d’écriture que lorsqu’il doit réellement gérer le contenu.

Conseil : si vous connectez un workspace depuis le panneau du chat via Attribuer un workspace, l’assistant obtient un accès en Lecture et écriture. S’il doit uniquement consulter le contenu, modifiez ensuite son autorisation dans l’onglet Assistants du workspace.

Cas d’usage concrets

Base de connaissances d’un projet – créez un workspace par projet. Enregistrez le brief, les décisions et les comptes rendus dans des notes distinctes plutôt que de les laisser enfouis dans l’historique du chat.
Contexte partagé entre plusieurs assistants – connectez un même espace à plusieurs assistants. Le coordinateur peut écrire tandis que les spécialistes disposent d’un accès en lecture seule.
Continuité d’un travail de longue durée – l’assistant enregistre les résultats intermédiaires d’une tâche en plusieurs étapes afin que vous puissiez les reprendre une semaine plus tard.
Documents d’entreprise avec accès contrôlé – partagez un workspace d’organisation avec un groupe sans gérer séparément les droits de chaque fichier.

Points d’attention

La recherche dans l’interface n’est pas sémantique. Le champ de recherche filtre les éléments selon leur nom et leur description. La recherche par sens dans les notes et documents est effectuée par un assistant IA connecté.
Le contenu d’un fichier ne peut pas être modifié dans l’interface. Vous pouvez modifier le nom et la description d’une pièce jointe, mais vous devez importer la nouvelle version du fichier comme un nouvel élément.
Certains champs sont enregistrés lorsque vous les quittez. Dans certaines parties de l’interface, le nom, la description et le contenu d’une note sont sauvegardés après un clic en dehors du champ.
La suppression est définitive. La suppression d’un élément ou d’un workspace entier ne peut pas être annulée. Pour les projets terminés, privilégiez l’archivage : le contenu et les connexions avec les assistants sont conservés, mais l’espace disparaît de la vue par défaut.
Le contexte de l’organisation est important. Si vous ne trouvez pas un workspace, vérifiez que vous utilisez le bon contexte personnel ou organisationnel et que l’espace n’est pas archivé.

Configuration recommandée pour commencer

Ouvrez Workspaces dans le menu principal et vérifiez le contexte actif.
Créez un espace portant le nom de votre projet ou de votre sujet.
Ajoutez les principales notes et les fichiers dans l’onglet Contenu.
Dans Assistants, connectez uniquement les assistants qui ont besoin de ces documents et attribuez les autorisations appropriées.
Dans Partage, ajoutez vos collègues ou les groupes de l’organisation.
Ouvrez le panneau du workspace dans le chat et vérifiez que l’assistant accède aux bons documents.

Les Workspaces transforment « un chat intelligent qui oublie tout » en un collaborateur doté d’une mémoire persistante et d’un contexte partagé. Créez un premier espace pour votre projet actuel et donnez à votre assistant des informations utiles à retrouver plus tard.

Essayez les Workspaces dès aujourd’hui et conservez vos documents de projet là où vos assistants et votre équipe pourront réellement les retrouver.